||Ini Dia, Empat Langkah Strategis untuk Meningkatkan Produktivitas Kerja Kamu!

Ini Dia, Empat Langkah Strategis untuk Meningkatkan Produktivitas Kerja Kamu!

2018-11-28T14:46:26+00:00#BebaskanMimpimu|0 Comments

Bagi setiap orang–produktivitas adalah hal yang sangat diperhatikan. Sebagai pelajar, produktivitas diukur semisal dari kualitas dan kuantitas mereka menyelesaikan berbagai macam tugas. Sebagai karyawan, jelas : bagaimana mereka bisa menuntaskan semua tugas dan tanggung jawab yang diberikan. Blog kali ini akan membahas secara tuntas kata “ajaib” ini : produktivitas. Kami ingin memberikan beberapa tips dan panduan sederhana seputar produktivitas yang semoga dapat membantu kamu lebih produktif dalam kegiatan kuliah, kerja, dan juga aktivitas sosial dan keluarga!

  1. Pahami Pola Pikir yang Benar
  2. Manajemen Waktu–Bagaimana Langkah Sederhananya?
  3. Pentingnya Membuat Catatan.
  4. Tools dan Apps Untuk Mempermudah Kamu Meraih Produktivitas.

Apakah kamu merasa selalu sibuk tapi tetap resah karena masih banyak tugas yang belum selesai? Apakah checklist kamu selalu bertambah panjang meskipun kamu sudah bekerja sampai larut malam, terkadang weekend juga hilang?

Produktivitas | Dana Cita

 


#1 : PAHAMI DULU POLA PIKIR YANG BENAR.

Pertama, kita harus memulai dengan satu kata yaitu “prioritas”. Seringkali kendala utama yang mengakibatkan pekerjaan tidak selesai adalah kurangnya perencanaan di awal dan pola pikir yang menganggap bahwa setiap tugas sama pentingnya.

Dengan bantuan Eisenhower Matrix, kita dapat menggolongkan setiap tugas sesuai dengan dua kategori: “Urgent” dan “Important” dalam empat kuadran.

Eisenhower Matrix dinamakan sedemikian rupa karena konon salah satu presiden Amerika Serikat dari tahun 1953 sampai 1961, Dwight D. Eisenhower, menggunakan prinsip ini untuk mengutamakan tugas-tugas beliau sebagai jenderal, komandan, dan presiden.

Dwight D. Eisenhower--pencipta Eisenhower Matrix

Dwight D. Eisenhower

Eisenhower Matrix menggolongkan setiap tugas dalam salah satu dari empat kotak seperti dibawah ini:

Empat Kuadran dalam Eisenhower Matrix

Empat Kuadran dalam Eisenhower Matrix

Di bawah adalah contoh hal dan tugas untuk setiap kuadran.

Contoh Empat Kuadran dalam Eisenhower Matrix

Contoh Empat Kuadran dalam Eisenhower Matrix

KUADRAN 1: DO FIRST

Ini adalah tugas dan hal yang tidak dapat ditunda dan harus diutamakan dalam jadwal hari ini, seperti proyek yang akan jatuh tempo, keadaan darurat, tagihan yang segera akan didenda, dan lain-lain. Tugas yang jatuh dalam golongan ini biasanya sulit dihindari dan akan sangat jelas menuntut waktu kamu.

KUADRAN 2: SCHEDULE

Ini adalah hal-hal penting yang seringkali tidak ada deadline ataupun diwajibkan oleh pihak eksternal seperti tugas kantor atau kuliah. Namun, hal-hal yang tergolong dalam Kuadran 2 biasanya adalah hal-hal yang dalam jangka panjang merupakan yang terpenting dan jika diutamakan, akan memberikan imbalan yang terbesar bagi kamu sebagai individu.

Ibarat investasi jangka panjang, hal-hal seperti olahraga, meditasi, analisa, dan investasi keuangan bisa membuat kamu jauh lebih sukses. Pastikan kamu menjadwalkan hal-hal dalam kuadran ini di dalam kalendarmu!

KUADRAN 3: DELEGATE

Tugas-tugas yang mendesak namun sebetulnya tidak terlalu penting, seperti hal-hal administrasi, biasanya suka kita lakukan karena membuat kita merasa penting (istilahnya, “busy work“). Tugas-tugas ini, jika bisa, harusnya diberikan kepada rekan kerja atau anggota lain dalam tim kamu. Jika tidak memungkinkan, pastikan kamu telah memprioritaskan Kuadran 1 dan 2 terlebih dahulu.

KUADRAN 4: DON’T DO

Hal-hal seperti nonton TV, cek sosial media, gosip, dan kegiatan serupa sebaiknya dihindari terutama pada jam-jam kerja atau kuliah. Kuadran ini hanya akan membuang waktu kamu yang sangat berharga.

Simak TEDEd video bweikut mengenai Eisenhower Matrix (dalam bahasa Inggris).


#2 : LANGKAH SEDERHANA MANAJEMEN WAKTU

Ada banyak strategi time management dan setiap orang pasti akan memiliki kesukaan masing-masing sesuai cara bekerja mereka. Namun, dalam blog ini kami ingin menyajikan prinsip-prinsip dan tiga tools yang boleh kamu coba untuk mengatur waktu secara optimal.

1. PLAN

Mulailah hari atau minggu kamu dengan perencanaan yang jelas. Malam sebelumnya atau setiap hari Minggu, sisihkan waktu untuk merencanakan satu (atau tujuh) hari ke depan. Gunakan buku agenda atau kalender online (seperti Google Calendar) untuk menjadwalkan tugas-tugas pada waktu yang tertentu.

2. FOCUS

Mulailah pagi hari tanpa membaca email. Sisihkan waktu tertentu untuk membalas email dan sisanya digunakan tanpa terganggu untuk tugas yang spesifik. Jangan sampai tergoda untuk melakukan berbagai hal sekaligus (multi-tasking) karena riset menyatakan bahwa multi-tasking justru menurunkan keefektifan kamu dalam menyelesaikan tugas.

Dan jangan menunda hal-hal yang bisa diselesaikan hari ini sampai besok!

3. REVIEW

Sebelum hari berakhir, gunakanlah 5 – 10 menit untuk mengulas jadwal dan checklist kamu. Jika masih ada yang belum terselesaikan, jadwalkan ulang dalam hari-hari berikutnya supaya kalendar kamu selalu ter-update dengan prioritas yang tepat.

Pada akhir minggu, lakukan review yang lebih mendalam supaya minggu yang akan datang, jadwalmu jelas dan terfokus.

Beberapa Tools yang Digunakan Oleh Tim Dana Cita

I. Bullet Journal

Jika kamu adalah penggemar checklist dan kamu juga suka menulis dengan pulpen di atas kertas, Bullet Journal adalah suatu metodologi yang bisa kamu coba.

Bullet Journal sudah banyak penggemarnya (termasuk co-founder kami!) dan prinsipnya sangat simpel yaitu Rapid Logging.

Yang pernah memakai Microsoft Word pasti tahu apa yang dimaksud dengan bullet. Prinsip Rapid Logging ini memberikan setiap item dalam checklist kamu bullet tersendiri untuk mengkategorikan apakah itu adalah sebuah tugas, event, atau catatan.

Bullet Journal tidak terpaku pada tanggal atau waktu yang tertentu sehingga lebih dinamis. Mulailah berjurnal bullet hari ini juga dengan notebook dan pulpen! Simak lebih lanjut di www.bulletjournal.com.

II. One Big Thing

Ide di balik One Big Thing sebetulnya sudah tidak asing lagi namun terkadang otak kita memang lebih mudah mencerna hal-hal yang lebih simpel.

Prinsip di balik metodologi ini adalah prioritas dan fokus. Begitu banyak hal yang harus kita selesaikan setiap hari sehingga sekali lirik checklist saja rasanya sudah pesimis.

One Big Thing adalah cara yang dapat kamu gunakan untuk mengidentifikasi satu hal paling penting yang harus dicapai hari ini. Meskipun ada app-nya, sebetulnya bisa dilakukan juga dengan cara analog (dengan pulpen dan kertas atau Post-It Note).

III. Pomodoro Technique

Kita semua tahu bahwa fokus adalah hal yang penting untuk mengoptimalkan waktu kerja dan belajar.

Untuk memudahkan fokus, Pomodoro Technique menganjurkan 25 menit tanpa terganggu sebagai belahan waktu yang optimal. Untuk membantu kamu menjaga waktu, kamu boleh menggunakan Pomodoro timer untuk setiap tugas selama 25 menit, kemudian dilanjutkan dengan istirahat singkat (5 menit).

Setiap 4 Pomodoro, kamu boleh beristirahat lebih panjang (20 – 30 menit). Tentunya belahan waktu bisa kamu ubah sesuai tata kerja kamu, tapi prinsipnya tetap serupa.

Masih banyak tools dan strategi yang bisa kamu gunakan untuk mengatur waktu, namun semoga tiga tools diatas dapat membantu kamu untuk lebih mengoptimalkan waktu!


#3 : KITA MUDAH SEKALI LUPA–BUAT CATATAN ITU PENTING

Dengan begitu banyaknya informasi yang tersedia sekarang, terutama dengan kemudahan mengakses informasi online, sangatlah mudah bagi pelajar dan profesional muda untuk tersesat dalam samudera informasi yang luas dan kehilangan poin-poin yang relevan.

Dalam bagian ini, kami akan membahas dua topik, yaitu bagaimana cara mengambil catatan (note-taking) dengan efektif dan beberapa aplikasi yang bisa digunakan untuk digital note-taking.

Metode-Metode Note-Taking

1. The Sentence Method

Metode ini adalah metode paling tradisional yang banyak digunakan dan diajarkan secara langsung maupun tidak langsung dalam perjalanan pendidikan kaum pelajar Indonesia.

Metode ini boleh dikatakan adalah metode yang paling “simpel” karena catatan yang dibuat biasanya berbentuk kalimat penuh yang mencatat hampir kata demi kata apa yang disampaikan oleh pembicara atau narasumber.

Meskipun “simpel”, metode ini kadang tidak terlalu efektif karena tidak ada proses pengolahan dimana kamu harus memilh poin-poin yang relevan dan menggunakan unsur-unsur visual dan grafis untuk memudahkan pengertian dan proses review.

Pada saat catatan dibaca lagi, biasanya membutuhkan waktu yang lama karena catatan tersebut belum diringkas sehingga membutuhkan daya pikir yang lebih untuk menyerap materi-materi tersebut.

2. The Outline Method

Metode outline atau garis besar adalah metode yang lebih efektif pada umumnya dibanding Sentence Method.

Prinsip metode ini berbasis outline atau kerangka dimana catatan dibuat menggunakan frase pendek, dimulai dari ide besar kemudian makin spesifik dengan menggunakan sub-topik, dan sebagainya.

Metode ini juga menggunakan beberapa unsur seperti bullet, singkatan, akronim, angka, nomor, dan sebagainya untuk mengelompokkan ide-ide sehingga hubungan antar ide terpaparkan lebih jelas.

3. The Charting Method

Metode ini menggunakan tabel untuk mengelompokkan poin-poin dan ide-ide sesuai dengan kategori yang jelas dari awal.

Metode ini juga efektif untuk melakukan perbandingan atau untuk membuat kronologi peristiwa (seperti sejarah).

Meskipun demikian, metode ini kurang efektif untuk topik atau tema yang lebih abstrak dimana pengelompokan ide tidak dapat difokuskan dalam beberapa kategori.

4. The Cornell Method

Metode Cornell ini dinamakan sedemikian rupa dikarenakan seorang profesor dari Universitas Cornell di Amerika Serikat yang memperkenalkan metode ini untuk mahasiswa-mahasiswa di kelas beliau.

Metode Cornell membagi sebuah halaman menjadi tiga bagian sesuai gambar berikut: Cue Column, Notes Column, dan Summary Column.

Cue Column mencatat poin-poin pokok dan dilakukan setelah pencatatan pada saat review.

Notes Column adalah kolom utama untuk mencatat poin-poin penting dan dilakukan pada saat kelas atau seminar sedang berlangsung.

Summary Column mencatat poin-poin ringkasan dan dilakukan pada saat review.

5. The Mindmapping Method

Mindmapping adalah metode yang banyak digunakan terutama oleh mereka yang lebih cenderung ke arah visual.

Mindmapping hanya menggunakan kata-kata secara minim (dalam bentuk frase pendek) dan mengandalkan visual map atau peta visual yang menghubungkan ide-ide satu sama lain.

Lebih lanjut lagi, mindmapping menggunakan warna, bentuk, dan garis penghubung untuk membuat suatu peta yang mudah diserap. Metode ini efektif untuk ide-ide abstrak atau untuk merangkum tema dimana hubungan antar ide lebih kompleks dan rumit.

Beberapa (Free!) Aplikasi Pencatatan yang Bisa Kamu Coba

Evernote

OneNote

MindMup

Tentunya ada banyak lagi aplikasi yang bisa kamu coba, baik gratis maupun berbayar, jadi silahkan ajukan beberapa aplikasi terandal kamu di bagian Comments di bawah artikel ini.

Simak video ini untuk ringkasan 5 metode note-taking diatas.


#4 : BEBERAPA TOOLS DAN APPS YANG BISA DIGUNAKAN UNTUK MEMPERMUDAH KAMU!

Kamu sudah belajar bagaimana cara memprioritaskan tugas, mengatur waktu, dan mengambil catatan dengan metode yang paling efektif dan cocok dengan cara belajar dan cara berpikir kamu. Lalu apa langkah selanjutnya? Mungkin tips-tips yang baru kamu pelajari dapat menjadi lebih efektif lagi jika ditambah dengan tools dan apps untuk menyelesaikan tugas atau proyek kelompok maupun pribadi.

Project Management Tools

Asana

Asana adalah sebuah project management app yang tersedia baik secara online (web app) maupun lewat mobile device.

Asana | Dana Cita Blog

Tampilan dashboard Asana–sangat simpel dan “clean

Sudah banyak perusahaan dan tim-tim yang menggunakan Asana untuk berkolaborasi dalam menyelesaikan proyek dan tugas (Pssst, tim Marketing dan Partnership di Dana Cita juga menggunakan Asana, setiap hari!).

Asana menggunakan sistem checklist yang memiliki fitur-fitur seperti penugasan item per individu (single assignee), penetapan due date, shared calendar, dan lain-lain.

Asana cocok digunakan untuk memonitor penyelesaian tugas bagi kelompok kecil dimana kamu juga bisa meng-upload suatu dokumen.

ClickUp

Seperti Asana, ClickUp adalah sebuah project management app yang tersedia baik secara online (web app) maupun lewat mobile device.

ClickUp | Dana Cita Blog

ClickUp dashboard–sepertinya sama dengan Asana ya?

Selain sistem checklist, ClickUp juga memiliki fitur-fitur seperti penugasan item (multiple assignee), penetapan due date, shared calendar, dan lain-lain. ClickUp termasuk app yang masih baru sehingga masih banyak fitur yang akan dirilis (features roadmap) jadi patut di-follow jika kamu ingin tahu lebih lanjut!

Trello

Apakah kamu pernah dengar konsep Kanban?

“Kanban” dalam bahasa Jepang dan Mandarin mempunyai makna papan visual.

 

Kanban | Dana Cita Blog

Contoh sederhana penggunaan papan Kanban

Salah satu aplikasi yang menggunakan prinsip ini adalah Trello, dimana setiap board atau papan dapat diisi dengan berbagai list atau daftar sesuai dengan kebutuhan proyek kamu.

Trello | Dana Cita Blog

Contoh tampilan Trello di desktop kamu.

Setiap list akan diisi dengan card, atau kartu, dimana kartu tersebut bisa diberikan due date, disertakan lampiran dokumen berkas terentu atau image dan video, dan bisa ditugaskan kepada assignee. Trello cocok untuk kamu yang suka dengan presentasi visual!

Pro tips: Ingat konsep Eisenhower Matrix dari blog post sebelumnya? Simak video ini untuk menggabungkan konsep tersebut dalam Trello.

Meistertask

Seperti Trello, Meistertask juga menggunakan konsep Kanban. Secara fitur, kedua app ini hampir mirip jadi kamu coba saja sebelum memilih salah satu dari antara mereka!

MiesterTask | Dana Cita Blog

Penerapan Kanban di dalam MeisterList

Pro tips: Meistertask terintegrasi dengan MindMeister, sebuah aplikasi online berbayar untuk mind-mapping, sebuah metode note-taking yang mungkin cocok bagi kamu yang sangat visual!

TEAM CHAT AND MESSAGING

Slack

Slack adalah salah satu app yang paling banyak digunakan untuk messaging dalam konteks profesional.

Slack | Dana Cita Blog

Perkenalkan : Slack!

Dalam Slack, kamu bisa membuat berbagai channel yang ditandai dengan # (hashtag) dimana anggota setiap channel bisa berbeda-beda. Slack juga memungkinkan berbagai attachment dan messaging thread sehingga percakapan bisa terfokus.

Slack sangat cocok untuk tim yang bekerja secara remote (tidak di satu lokasi yang sama).

*Semua apps di atas berbentuk free atau freemium.

Tentunya masih banyak lagi apps berbayar lain yang dapat kamu coba jika seleksi di atas kurang memadai, tapi semoga sekarang kamu lebih ada gambaran mengenai tools dan apps yang tersedia untuk meningkatkan produktivitas kamu!

Leave A Comment

Share via